Aanhef zakelijke mails: do's & dont's

In de vele mails die ik lees blijkt dat mensen niet goed weten hoe ze een zakelijke mail moeten beginnen als ze nog niet weten wie de ontvanger is. Zo werken er zes mensen vanuit het mailadres van ons vertaalbureau, dus er kan steeds iemand anders jouw mails lezen. Dat kan inderdaad lastig zijn. Bij dezen enkele tips voor de aanhef van je zakelijke mail: wat te doen, en wat niet te doen.

Do: let op je leestekens

Leestekens? In de aanhef van een zakelijke mail? Jazeker, daar al kan het een groot verschil maken. Een belediging is namelijk snel gemaakt, ook al heb je het niet zo bedoeld. Zo ontving een helpdesk van een universiteit een mail die begon met: Beste “helpdesk”. Die dubbele aanhalingstekens lijken op deze plek sarcastisch gebruikt; de helpdesk voelde zich niet serieus genomen. Willen ze onze “hulp”? Of toch liever echte hulp?

Don't: probeer alle mogelijke ontvangers op te sommen

Het lijkt misschien slim om alle namen te noemen, omdat je de mensen kent die bij het bedrijf werken dat je aanschrijft. Maar pas op! Als je één naam vergeet in je opsomming, en diegene moet juist jouw mail beantwoorden, dan kan het een beetje ongemakkelijk worden. En dat is zonde van je moeite, zeker bij zakelijk mailen.

Do: houd het simpel bij zakelijk mailen

Waarom zou je het jezelf ingewikkeld maken? Een algemene aanhef in je zakelijke mail als ‘Geachte dames en heren,’ of het iets informelere ‘Beste lezer,’ is voldoende, zelfs voor taalnerds zoals ik. Maar maak het niet te informeel: ‘Hoi luitjes’ past alleen als je elkaar al aardig goed kent en elkaar al vaker gesproken hebt.

Don't: namen verkeerd overnemen

Als je een zakelijke mail schrijft kun je heel goed beginnen met: Beste [naam laatste contactpersoon]. Dat is helemaal niet gek, ook niet als iemand anders er vervolgens mee verder gaat, maar juist heel logisch. Het wordt wel een beetje gek als je de naam verkeerd overneemt. Zo ontvang ik regelmatig mails die bestemd zijn voor Jan. Oeps!

Als je geen naam van een contactpersoon wilt gebruiken, of geen naam kent, dan kun je ook nog de bedrijfsnaam gebruiken: ‘Beste mensen van het Taalcentrum-VU’. Ook dan is het belangrijk dat je de naam juist hebt. En dat je überhaupt de juiste naam gebruikt, en niet die van de concurrent. Dubbel oeps!

Kortom: een goede aanhef voor een zakelijke mail kan lastig zijn, maar je hoeft het jezelf niet ingewikkelder te maken dan nodig is. Een vriendelijke aanhef en even controleren of je een naam goed overneemt kan al voldoende zijn. Tot mails!