‘Raadsleden willen vooral weten: waar zeg ik ja op?’

Hoe kun je de kwaliteit van raadsvoorstellen van gemeenten verbeteren, zodat ze effectiever en begrijpelijker worden? Student Bestuurskunde aan de HvA, Dewi van Duijn, besloot er een onderzoek aan te wagen. Haar doel? Advies uitbrengen over duidelijkere, kortere en effectievere raadsvoorstellen. We spraken met Dewi over de grootste verbeterpunten, het belang van begrijpelijke taal en haar praktische tips voor ambtenaren.

Waarom besloot je onderzoek te doen naar raadsvoorstellen?

Dewi: ‘Ik wilde iets onderzoeken dat zowel interessant was voor mijn studie als praktisch nuttig voor de organisatie. Ik kwam bij een gemeente* terecht waar de kwaliteit van raadsvoorstellen al langere tijd ter discussie stond. Elke medewerker gebruikte een andere structuur, de verschillen in kwaliteit waren groot. Het was dus belangrijk om uit te zoeken waar dat in zat, en om te adviseren wat er beter kon.’

Wat maakt raadsvoorstellen vaak onduidelijk?

‘Voor mijn onderzoek heb ik daarover gesproken met verschillende betrokkenen bij de gemeente waar ik stage liep, maar ook bij andere gemeenten en met Taalcentrum-VU. Een veelvoorkomend probleem is dat voorstellen veel te lang zijn: soms acht pagina’s of meer, terwijl lezers aangeven dat ze eigenlijk in twee, drie pagina’s geïnformeerd willen worden. Voorstellen bevatten vaak herhalingen en onnodige details. Of informatie die beter in een bijlage had gekund, staat uitgebreid midden in het voorstel. Dan wordt het echt een zoekplaatje.’

Wat zijn de belangrijkste verbeteringen die je hebt voorgesteld?

‘Raadsleden willen gewoon weten: wat is de kern, waar zeg ik ja of nee op? Daarom heb ik voor gemeenten een format samengesteld met de beslispunten meteen bovenaan, puntsgewijs en overzichtelijk. Raadsleden zien direct: dit zijn de beslissingen die we moeten nemen. Daarnaast is het format overzichtelijker en gestructureerder. Dat maakt het prettiger én efficiënter om mee te werken.’

‘Wat ik van raadsleden ook meekreeg, is dat ze vaak vergeefs op zoek waren naar het waarom van een voorstel. Dus adviseer ik ook om expliciet de argumenten te benoemen, en eventuele alternatieve oplossingen die zijn afgevallen. Zodat raadsleden weten waarom ze ja moeten zeggen, maar ook zien wat de alternatieven zijn als ze géén ja zeggen op het voorstel.’

Welke tips heb je voor gemeenten die hun raadsvoorstellen willen verbeteren?

1. Gebruik een vast format – ‘Consistentie is belangrijk. Zorg dat alle raadsvoorstellen dezelfde opbouw hebben. Dat maakt ze veel sneller leesbaar; de lezers weten meteen waar ze welke informatie kunnen verwachten.’
2. Let op knip- en plakfouten – ‘Vaak verzamelen schrijvers informatie uit andere documenten in het voorstel. Zorg ervoor dat je niet zomaar knipt en plakt: controleer je cijfers of andere informatie. Foute of onduidelijke informatie kan tot serieuze problemen leiden in de besluitvorming.’
3. Schrijf begrijpelijk – ‘Gebruik duidelijke taal, om miscommunicatie te voorkomen. Denk aan je lezer: jij hebt misschien jarenlange ervaring en veel voorkennis. Houd het voorstel eenvoudig en to the point, zodat iedereen het kan volgen, niet alleen ambtenaren. Een goede manier om dit punt te tackelen is om een training (met jouw team) te volgen. Bijvoorbeeld de training College en raadsvoorstellen schrijven. ’
4. Check, check, dubbelcheck met een checklist - ‘Graag wil ik nog advies geven aan de personen die de raadsvoorstellen controleren: maak gebruik van een checklist. Is bijvoorbeeld het format aangehouden? Staat alle belangrijke informatie in de tekst? Kloppen de feiten en cijfers? Door dit soort punten overzichtelijk in een checklist te zetten, weet je dat je niks over het hoofd hebt gezien.’

Hoe werd jouw nieuwe format ontvangen?

‘Positief! De burgemeester stond er direct voor open en ook de gemeentesecretaris ging akkoord. Ik hoop dat het in de praktijk wordt toegepast, al zal dat niet vanzelf gaan: het is ook een kwestie van organisatiecultuur. Het is niet makkelijk om vaste patronen en schrijfgewoonten te doorbreken. Daarom adviseer ik de gemeente ook om medewerkers te scholen in de nieuwe aanpak en in helder schrijven. Zo krijgen ze handvatten om ook echt iets met het format te doen.’

Dewi’s nieuwe format voor raadsvoorstellen in hoofdlijnen: 

Wil je ook aan de slag met begrijpelijke(re) raadsvoorstellen?

Bekijk onze training College- en raadsvoorstellen schrijven voor meer informatie. Of neem contact met ons op via trainingen@taalcentrum-vu.nl of 020 – 244 3400.

* Uit privacyoverwegingen laten we de naam van de gemeente weg uit dit interview.