Niet elke professional kan goed schrijven

Taalcentrum-directeur Rob Doeve is geïnterviewd door Analyse, een bijlage van het Financieele Dagblad. Deze keer had Analyse als thema Innovatie in IT-veiligheid, industrie en educatie. In de afgelopen jaren, en dan met name het laatste jaar, is veel veranderd op het gebied van communicatie. Rob Doeve neemt je in het artikel mee door deze veranderingen en vertelt hoe je daarop in kunt spelen als professional. Je leest het artikel hieronder. Je kunt de hele Analyse  hier vinden.

Niet elke professional kan goed schrijven

Iedereen heeft het druk. Ook lezers hebben het druk en willen hun tijd niet verspillen. Dat betekent dat je als schrijver van een bericht snel met de aap uit de mouw moet komen. Daarbij is het belangrijk dat de schrijver eerst goed bedenkt wat hij of zij wil zeggen en welk antwoord hij of zij wil krijgen. Vervolgens kan daar de tekst op gebaseerd worden.

“Een voorbeeld van hoe het niet moet is dat van het CBR, waar ik ze uiteraard ook op heb gewezen”, vertelt Rob Doeve, directeur van het Taalcentrum-VU in Amsterdam. “Ouderen moeten een ogentest afleggen waarbij een arts beoordeelt of de kandidaat nog goed genoeg ziet om het rijbewijs verlengd te krijgen. Daarna krijgt de geteste automobilist een brief van twee A4’tjes thuis, met instructies over het opnieuw aanvragen van het rijbewijs – met vooral situaties die niet van toepassing zijn. Een klassiek voorbeeld van hoe het niet moet, want je wil een boodschap zo kort, maar krachtig mogelijk overbrengen aan de lezer en het belangrijkste voorop zetten. Dit geldt ook voor professionals die rapporten moeten schrijven. De rapporten moeten antwoord geven op een vraag, maar in de praktijk blijkt dit lastig te zijn, want dit is hun niet geleerd. Medewerkers worden gekozen op hun inhoudelijke vaardigheden en niet op hun schrijfvaardigheden.”

Een andere ontwikkeling die Doeve veel ziet, met name in de grote steden, is een onstuitbare internationalisering. Die heeft als gevolg dat in veel beroepen wordt verwacht dat men Engels spreekt. Neem bijvoorbeeld de makelaars in Amsterdam. Door de komst van expats die huizen kopen in de stad moeten zij kunnen onderhandelen in het Engels. Ook de mensen die werkzaam zijn in de kinderopvang moeten opeens Engels spreken met ouders. Deze professionals zijn uitstekend opgeleid, maar een cursus Brits-Engels is vaak geen onderdeel van de opleiding.”

Ik raad bedrijven aan om voor communicatie (op afstand) nieuwe richtlijnen op te stellen.

Een andere trend die in de communicatie bij professionals duidelijk zichtbaar is, is dat die communicatie informeler wordt, gaat Doeve verder. “Vroeger, ongeveer vijftien jaar geleden, was het niet gebruikelijk om elkaar in mailwisseling met de voornaam aan te spreken. Dat is echt veranderd. We communiceren met onze mobiele telefoon, waar we niet alleen onze werkmails op lezen en beantwoorden, maar ook whatsappen en andere socialemediakanalen onderhouden. Via deze kanalen communiceren we op een informele manier, waardoor ook werkmails sneller informeel worden. Daar moet je de juiste koers in varen.”

Door de coronacrisis is onze communicatie veranderd, besluit Doeve. “Zo handel ik stiekem mijn e-mails af terwijl ik in een Teamsmeeting zit. Bij een normale vergadering is dat not done. Tegelijkertijd ervaren we gesprekken anders. Op afstand kunnen we moeilijker beoordelen hoe onze woorden vallen bij iemand, want we zien in de meeste gevallen de gezichtsuitdrukking niet goed. En waar we vroeger op kantoor bij iemand naar binnen liepen om iets te vragen, sturen we nu een e-mail, met het gevaar dat mensen sneller geïrriteerd kunnen raken door korte e-mailcommunicatie. Ik raad bedrijven dan ook aan om voor communicatie (op afstand) nieuwe richtlijnen op te stellen. Hoe moeten mensen zich bijvoorbeeld gedragen in een zoommeeting? Zorg daarnaast voor persoonlijke trainingen om onder andere grammaticale fouten te voorkomen. En mensen moeten meer begeleid gaan worden van baan naar baan, waarbij geïnvesteerd wordt in de communicatieve vaardigheden van de professionals.”